Examens à programmer, rendez-vous de suivi, patients adressés par des confrères, demandes particulières : chaque spécialité possède sa propre organisation. Chez Bel'assist, nous apprenons à connaître votre pratique pour assurer un accueil téléphonique précis et une gestion de l'agenda conforme à vos consignes.
Vérifier ma disponibilitéUn cabinet de radiologie ne fonctionne pas comme un cabinet de neurologie. Un chirurgien maxillo-facial n'organise pas ses rendez-vous comme un pédiatre ou un rhumatologue.
Les motifs de consultation, la durée des rendez-vous, les documents nécessaires, les suivis et les consignes de transmission varient d'un cabinet à l'autre.
C'est pourquoi nous ne travaillons pas à partir d'une organisation standard que nous imposons à tous nos clients.
Nous apprenons vos habitudes, nous travaillons directement avec votre agenda et nous adaptons notre prise en charge à votre activité.
Nous connaissons votre spécialité, mais c'est votre cabinet que nous apprenons à connaître.
Programmation des examens selon les créneaux disponibles, informations pratiques communiquées selon les protocoles du centre, gestion des reports et des rendez-vous à reprogrammer.
Organisation des premières consultations et des suivis, prise en compte des durées de rendez-vous, transmission des demandes particulières selon les consignes du praticien.
Gestion des différents motifs de consultation, rendez-vous de contrôle, suivis et demandes nécessitant une transmission au cabinet.
Organisation des consultations préopératoires et postopératoires, rendez-vous de contrôle et transmission des demandes liées au suivi des patients.
Gestion des premières consultations, des suivis réguliers et des rendez-vous nécessitant des créneaux adaptés à l'organisation du praticien.
Accueil des parents, gestion des consultations programmées, des suivis et des demandes du jour selon les disponibilités et les consignes du cabinet.
Nous restons dans notre rôle de secrétariat : nous n'interprétons pas les symptômes, ne posons pas de diagnostic et ne décidons pas médicalement du degré d'urgence.
Ces tâches sont mises en place selon les consignes et les accès de chaque cabinet.
Des situations illustratives de notre fonctionnement.
Il contacte votre cabinet pour une première consultation. Nous recueillons les informations prévues par votre organisation, vérifions les disponibilités et lui indiquons les éventuels documents à préparer selon vos consignes.
Un rendez-vous est annulé. Nous mettons l'agenda à jour et, si votre fonctionnement le prévoit, nous pouvons proposer le créneau libéré à un autre patient.
Il souhaite transmettre une information ou poser une question concernant son suivi. Nous recueillons sa demande et appliquons la procédure de transmission ou d'orientation définie avec le cabinet, sans donner de conseil médical.
Des consultations doivent être déplacées. Nous pouvons contacter les patients concernés, proposer de nouveaux créneaux et actualiser l'agenda selon les instructions reçues.
Première consultation, examen, contrôle, suivi postopératoire : tous les rendez-vous ne nécessitent pas la même durée ni la même organisation.
Nous travaillons dans votre logiciel pour respecter les créneaux prévus, les catégories de rendez-vous et les règles propres à votre cabinet.
Nous pouvons également participer à l'optimisation de votre planning : identifier les créneaux libérés, gérer les reports, proposer des rappels et vous signaler des difficultés récurrentes dans la prise de rendez-vous.
L'objectif est de faciliter le quotidien du cabinet, sans modifier votre organisation sans votre accord.
Notre organisation repose sur une petite équipe stable et un nombre volontairement limité de cabinets.
Nous pouvons ainsi connaître les habitudes de chaque praticien, les particularités des agendas et les informations à transmettre aux patients.
Lorsqu'une consigne change, nous la communiquons rapidement au sein de notre équipe afin qu'elle soit appliquée dans les meilleurs délais.
Nous travaillons à distance, mais nous faisons partie du quotidien de votre cabinet.
Nous avons fait le choix de ne pas multiplier les cabinets confiés à chaque membre de notre équipe.
Cette organisation nous permet de travailler avec des interlocuteurs stables, de suivre les consignes avec attention et de construire une collaboration durable.
Nous ne cherchons pas simplement à répondre à un maximum d'appels. Nous voulons que votre secrétariat fonctionne comme une partie intégrante de votre cabinet.
Nous pouvons travailler avec ces logiciels d'agenda, selon les accès et les fonctionnalités disponibles dans votre cabinet.
Nous vérifions avec vous les accès et les possibilités de votre outil lors de la mise en place.
Votre spécialité, vos patients et vos habitudes de travail déterminent la façon dont votre secrétariat doit fonctionner. Échangeons sur vos besoins pour voir comment notre équipe peut s'intégrer à votre organisation.
