Télésecrétariat pour médecins généralistesUn secrétariat qui connaît votre cabinet et vos patients
La médecine générale est au cœur de notre métier depuis les débuts de Bel'assist. Nous connaissons les exigences de votre quotidien : les rendez-vous à organiser, les demandes urgentes, les patients à rappeler et les consignes qui évoluent. Notre équipe travaille à vos côtés pour assurer la continuité de votre accueil téléphonique et faciliter l'organisation de votre cabinet.
Vérifier ma disponibilitéLa médecine générale, nous la connaissons de l'intérieur
Votre façon de travailler reste la référence. Notre équipe s'y adapte.
Les cabinets de médecine générale font partie de notre quotidien depuis la création de Bel'assist.
Nous connaissons les matinées où les appels s'enchaînent, les patients qui souhaitent être vus dans la journée, les résultats à transmettre, les renouvellements à organiser et les rendez-vous qu'il faut déplacer au dernier moment.
Nous savons aussi qu'aucun cabinet ne fonctionne exactement comme un autre. Certains médecins réservent des créneaux aux consultations du jour, d'autres préfèrent gérer eux-mêmes certaines demandes ou souhaitent être informés immédiatement de situations particulières.
Notre rôle est de connaître ces habitudes, de les appliquer et de vous accompagner dans leur organisation.
Nous protégeons votre temps sans perdre de vue la relation que vous entretenez avec vos patients.
Votre secrétariat doit faciliter le lien avec vos patients, pas le compliquer
En médecine générale, vous connaissez souvent vos patients depuis des années. Vous suivez parfois plusieurs générations d'une même famille. Cette proximité fait partie de votre pratique.
Notre équipe en tient compte.
Nous savons qu'il faut protéger votre temps de consultation et organiser les demandes, mais aussi reconnaître les situations qui nécessitent de vous transmettre une information ou de faciliter un échange.
Il ne s'agit pas de vous solliciter pour chaque appel, ni de bloquer systématiquement les demandes derrière des règles impersonnelles.
Nous appliquons vos consignes avec discernement, dans les limites de notre rôle, afin que votre secrétariat reste un véritable lien entre vous et vos patients.
Des appels différents, des réponses adaptées
Des situations représentatives de notre fonctionnement au quotidien.
- 01Situation
Un patient souhaite être vu aujourd'hui
Il appelle le matin parce qu'il ne se sent pas bien et souhaite obtenir un rendez-vous rapidement.
Nous recueillons le motif de sa demande, vérifions les disponibilités prévues pour les consultations du jour et appliquons vos consignes.
Si la situation ne correspond pas à une prise de rendez-vous ordinaire, nous suivons la procédure de transmission ou d'orientation que vous avez définie.
- 02Situation
Un patient souhaite parler directement à son médecin
Tous les appels ne nécessitent pas de vous interrompre, mais certains méritent de vous être transmis.
Nous prenons connaissance du motif de l'appel, vérifions vos consignes et déterminons la suite administrative à donner : message, rappel, transmission ou autre procédure prévue.
L'objectif est de vous transmettre les informations utiles sans multiplier les interruptions inutiles.
- 03Situation
Votre journée est complète, mais un rendez-vous se libère
Un patient annule sa consultation du jour.
Selon votre organisation, nous pouvons proposer cette disponibilité à une personne en attente ou à un patient qui souhaitait avancer son rendez-vous.
Nous actualisons votre agenda dès qu'un nouveau rendez-vous est confirmé, pour éviter qu'un créneau reste inutilisé alors qu'un patient en a besoin.
- 04Situation
Plusieurs patients doivent être rappelés
Une modification de consultation, une information à transmettre ou un rendez-vous à reprogrammer : nous pouvons effectuer les rappels nécessaires selon vos instructions.
Vous n'avez pas à reprendre personnellement chaque démarche administrative lorsque notre équipe peut s'en charger.
Un agenda organisé selon votre manière d'exercer
En médecine générale, l'agenda doit rester suffisamment structuré pour organiser les consultations, mais aussi suffisamment souple pour faire face aux imprévus.
Consultations programmées, demandes du jour, suivis, rendez-vous plus longs, créneaux réservés : nous apprenons à connaître votre organisation pour proposer les bons rendez-vous aux bons endroits.
Nous pouvons également vous signaler des difficultés récurrentes et réfléchir avec vous à des ajustements : répartition des créneaux, gestion des annulations, disponibilité pour certaines demandes ou organisation des rappels.
- Consultation programmée
- Consultation programmée
- Créneau du jourDemande du matin
- Rendez-vous plus long
Consultation annuléeReportée- Créneau réservéSelon vos consignes
- Créneau du jour
Patients à rappeler
- Rendez-vous à reprogrammer
- Information à transmettre
- Consultations programmées
- Créneaux du jour
- Rendez-vous nécessitant davantage de temps
- Annulations et reports
- Patients à rappeler
- Créneaux réservés selon vos consignes
Vous restez décisionnaire. Notre équipe vous aide à faire vivre cette organisation au quotidien.
Savoir quand vous solliciter et quand appliquer la procédure prévue
Un patient qui demande un rendez-vous rapide, une personne inquiète pour un proche ou un appel concernant une situation potentiellement urgente ne peuvent pas toujours être traités de la même manière.
Nous ne posons aucun diagnostic et ne nous substituons jamais à une évaluation médicale.
En revanche, nous savons recueillir les informations nécessaires, reconnaître les situations couvertes par vos consignes et appliquer les procédures prévues pour la transmission ou l'orientation des demandes.
Les règles sont définies avec vous, dès la mise en place du secrétariat, puis adaptées si votre organisation évolue.
- 1Recueillir la demande.
- 2Consulter les consignes du cabinet.
- 3Appliquer la procédure prévue.
Vous n'avez pas à réexpliquer votre organisation à chaque appel
Nous faisons le choix de travailler avec une petite équipe stable et un nombre volontairement limité de cabinets.
Cela nous permet de connaître vos habitudes, les particularités de votre agenda et les consignes que vous souhaitez voir appliquer.
Lorsqu'une instruction change, l'information peut circuler rapidement au sein de notre équipe.
Nous ne travaillons pas comme un centre d'appels où les interlocuteurs changent constamment. Nous construisons une collaboration dans laquelle chacun connaît son rôle et peut agir avec autonomie dans le cadre défini ensemble.
Votre télésecrétariat doit être un véritable partenaire au quotidien, sur lequel vous pouvez compter dans la gestion de votre cabinet.
Un accompagnement adapté à votre cabinet de médecine générale
- 01Accueil téléphonique des patients
- 02Prise, déplacement et annulation des rendez-vous
- 03Gestion des consultations du jour selon vos consignes
- 04Organisation des créneaux réservés
- 05Transmission des demandes et messages
- 06Rappels sortants
- 07Gestion des rendez-vous libérés
- 08Suivi des consignes du cabinet
- 09Coordination des demandes administratives
- 10Organisation de l'agenda et propositions d'amélioration
Quand une meilleure organisation réduit aussi le nombre d'appels
Dans un cabinet de médecine générale, la reprise de l'accueil téléphonique et la réorganisation de l'agenda ont permis de réduire les appels mensuels d'environ 400 à 200.
Une partie des appels répétés provenait de difficultés d'organisation des rendez-vous.
En travaillant sur la gestion de l'agenda et les demandes des patients, nous avons pu améliorer le fonctionnement quotidien du cabinet.
Découvrir cette étude de casAppels mensuels de ce cabinet
Résultats observés dans ce cabinet précis. Chaque cabinet est différent : ces chiffres ne constituent pas une promesse.
Compatible avec vos outils
Nous travaillons avec votre logiciel d'agenda, à partir des accès que vous nous confiez.
- Doctolib
- Maiia
- ClicRDV
- Perfactive
- Docteur Santé
- WZ Agenda
Les possibilités dépendent des accès et des fonctionnalités disponibles sur votre outil. Nous les vérifions avec vous lors de la mise en place.
Et si votre secrétariat connaissait vraiment votre façon de travailler ?
Chaque médecin généraliste a ses habitudes, ses priorités et sa manière d'accompagner ses patients. Prenons le temps d'échanger sur votre organisation et sur la place que notre équipe pourrait prendre à vos côtés.