Télésecrétariat pour ostéopathesOstéopathes : un télésecrétariat médical qui s'adapte à votre cabinet
Une équipe qui connaît votre organisation, accueille vos patients, gère votre agenda et vous accompagne dans le suivi quotidien des rendez-vous.
Vérifier ma disponibilitéVotre agenda mérite plus qu'une simple prise de rendez-vous
Entre les premières consultations, les rendez-vous de suivi, les demandes de disponibilité rapide et les changements de planning, l'organisation d'un cabinet d'ostéopathie demande une attention régulière.
Chez Bel'assist, nous prenons le temps de comprendre votre fonctionnement pour gérer vos rendez-vous selon vos consignes et vous aider à faire face aux imprévus.
Nous ne nous contentons pas de placer des patients dans les créneaux libres. Nous travaillons avec vous pour faciliter l'organisation de votre agenda.
Des situations que vous pouvez nous confier
Un patient souhaite un rendez-vous rapidement ?
Un patient appelle pour obtenir une consultation dans un délai court, mais votre agenda est déjà bien rempli.
Nous vérifions les disponibilités et les créneaux que vous avez prévus pour ce type de demande. Si aucune solution n'est possible dans le cadre de vos consignes, nous vous transmettons les informations nécessaires lorsque votre intervention est requise.
Un rendez-vous vient d'être annulé ?
Un créneau se libère alors que d'autres patients attendent une disponibilité.
Si vous souhaitez mettre en place une liste d'attente, nous pouvons en assurer le suivi et recontacter les patients concernés selon leurs disponibilités et vos critères.
L'objectif est de pouvoir agir lorsqu'une place se présente, plutôt que de laisser les demandes en attente sans suivi.
Une première consultation nécessite des informations particulières ?
Un nouveau patient souhaite prendre rendez-vous et s'interroge sur les modalités de consultation.
Nous pouvons lui communiquer les informations que vous nous avez confiées : durée du rendez-vous, tarifs, modalités de paiement, documents éventuels à prévoir ou informations pratiques concernant le cabinet.
Pour les questions qui relèvent de votre compétence de praticien, nous vous transmettons la demande.
Votre planning doit être réorganisé ?
Vous devez déplacer plusieurs consultations, modifier une plage horaire ou vous absenter exceptionnellement.
Vous nous communiquez les changements et nous pouvons contacter les patients concernés, rechercher de nouvelles disponibilités et mettre à jour les rendez-vous selon vos instructions.
Vous pouvez ainsi nous confier le suivi de ces démarches sans avoir à reprendre personnellement chaque appel.
Un agenda organisé selon votre pratique
Chaque ostéopathe a sa propre manière de travailler :
- 01Durée des premières consultations
- 02Temps réservé aux suivis
- 03Créneaux particuliers
- 04Types de consultations acceptées
- 05Horaires à préserver
Nous intégrons ces paramètres dès le démarrage de notre collaboration.
Au quotidien, nous pouvons également vous faire part de nos observations lorsqu'une organisation pourrait être améliorée :
- mieux exploiter les désistements,
- faciliter le suivi des demandes en attente
- ou revoir avec vous la répartition de certaines disponibilités.
Nous apportons notre expérience du secrétariat médical, tout en respectant les décisions qui vous appartiennent.
« Vous gardez la maîtrise de votre agenda, tout en pouvant compter sur notre équipe pour vous aider à l'organiser. »
Une équipe sur laquelle vous pouvez vous appuyer
Une nouvelle consigne, des patients à rappeler, une difficulté récurrente dans votre planning ou plusieurs rendez-vous à déplacer : notre rôle est aussi de vous accompagner dans la gestion de ces situations.
Nous travaillons dans le cadre que vous avez défini, avec suffisamment de connaissance de votre cabinet pour gérer les demandes courantes avec autonomie.
Et lorsque notre expérience nous permet d'identifier une solution intéressante, nous pouvons vous la proposer.
Vous restez décisionnaire, mais vous n'avez pas à superviser chaque étape de notre travail.
« Votre télésecrétariat doit être un véritable partenaire au quotidien, sur lequel vous pouvez compter dans la gestion de votre cabinet. »
Une équipe à taille humaine qui connaît votre cabinet
Nous limitons volontairement le nombre de cabinets accompagnés pour préserver la qualité de notre travail.
Notre équipe est stable, les informations circulent directement entre nous et les nouvelles consignes peuvent être prises en compte rapidement.
Cette organisation nous permet de connaître les habitudes de votre cabinet et d'assurer une continuité dans l'accueil de vos patients et la gestion de vos rendez-vous.
Ce que nous prenons en charge pour votre cabinet
- 01Accueil téléphonique de vos patients
- 02Prise, modification et annulation des rendez-vous
- 03Gestion des premières consultations et des suivis selon vos consignes
- 04Suivi des demandes en attente
- 05Rappels de patients lorsqu'un créneau se libère
- 06Reprogrammation de consultations
- 07Transmission des messages et informations importantes
- 08Renseignements pratiques selon les informations que vous nous fournissez
Nous nous adaptons à votre façon de travailler
- 01
Nous commençons par échanger sur le fonctionnement de votre cabinet, votre agenda et vos habitudes.
- 02
Nous définissons ensemble les consignes nécessaires à la gestion de vos appels et de vos rendez-vous, puis nous nous intégrons à votre logiciel, selon les accès et les fonctionnalités disponibles.
- 03
Notre équipe prend ensuite en charge votre accueil téléphonique dans le cadre convenu avec vous.
Et si nous parlions de votre cabinet d'ostéopathie ?
Chaque cabinet a ses habitudes, ses contraintes et sa manière de travailler. Prenons le temps d'échanger sur votre organisation et sur ce que notre équipe pourrait prendre en charge à vos côtés.