Étude de cas : 400 appels par mois, divisés par deux
Comment une médecin généraliste a réduit ses appels de moitié et récupéré ses soirées.
Cas réel d'un cabinet que nous accompagnons, présenté de façon anonyme par respect de la confidentialité.
Le point de départ
Quand cette médecin généraliste nous a contactés, elle gérait environ 400 appels par mois avec un télésecrétariat low-cost. Le résultat : un agenda mal optimisé, des rendez-vous d’urgence mal gérés, un délai d’attente d’un mois pour obtenir un rendez-vous et elle-même surbookée, incapable de reprendre le contrôle de ses journées.
Le piège du « pas cher »
Ce qu’elle ne voyait pas, c’est que son secrétariat à bas coût lui coûtait en réalité très cher. Au volume, les patients attendaient longtemps au téléphone : ils raccrochaient et rappelaient, parfois deux ou trois fois. Chaque appel étant facturé, elle payait plusieurs fois le même patient. Ses 400 appels mensuels, c’était surtout des rappels causés par l’attente, pas 400 vrais besoins.
Ce que nous avons mis en place
Nous avons d’abord repris et optimisé son agenda en particulier la gestion des rendez-vous d’urgence puis assuré un accueil décroché en moins de 20 secondes, par une équipe stable qui connaît son cabinet. Les patients sont joints du premier coup, les créneaux mieux répartis.
97%
des appels pris en charge
< 20 s
temps de décroché moyen
100%
des consignes respectées
5,0/5
sur Google
Valeurs moyennes constatées.
Les résultats
La leçon
Un secrétariat « pas cher » qui fait patienter vos patients vous coûte en appels répétés, en temps perdu et en sérénité. Un accueil de qualité, lui, réduit le volume tout en améliorant l’expérience. Ce n’est pas une dépense : c’est ce qui vous redonne du temps et vos soirées.
Ce qu’en disent les cabinets que nous accompagnons
« Très satisfaite du service de télésecrétariat médical Bel’assist, un allié dans ma pratique au quotidien. Les patients sont très satisfaits de la gentillesse et bienveillance des secrétaires. »
— Bénédicte Durand
« Super télésecrétariat : très réactif, bonnes initiatives, grande gentillesse et courtoisie. Un vrai soutien au quotidien ! »
— Claire Lesénéchal
« Sérieux, réactifs, avenants, professionnels, je suis très satisfait du service proposé. Je recommande vivement ! »
— Jean-Sébastien Alary
5,0/5 sur Google. Lire tous les témoignages
Pourquoi cette approche
Bel’assist a été fondée par Barbara Lopez, forte de plus de 10 ans d’expérience en permanence téléphonique médicale. Après avoir travaillé dans des structures où primait la course au volume, elle a créé Bel’assist pour proposer un service différent : un nombre de cabinets volontairement limité, des secrétaires médicales expérimentées et une relation stable dans la durée plutôt qu’un traitement de masse.
