Télésecrétariat pour orthophonistesVotre agenda est complet. Chaque créneau libéré mérite votre attention.
Entre les bilans, les séances de rééducation, les demandes de nouveaux patients et les annulations, l'organisation d'un cabinet d'orthophonie demande un suivi constant. Nous prenons en charge vos appels, suivons vos listes d'attente et vous aidons à limiter les créneaux perdus, dans le respect de votre fonctionnement.
Vérifier ma disponibilitéUn agenda complet ne signifie pas qu'il n'y a rien à organiser
Vous avez parfois plusieurs mois d'attente pour de nouveaux patients, mais cela ne vous empêche pas de devoir gérer des annulations, des changements d'horaires ou des disponibilités qui apparaissent au dernier moment.
À cela s'ajoutent les familles qui souhaitent connaître les délais, les patients déjà suivis qui doivent déplacer une séance et les nouvelles demandes qu'il faut organiser.
- AgendaUne séance annulée
- AgendaUn changement d'horaire
- AgendaUne disponibilité de dernière minute
- FamillesUne question sur les délais
- Patients suivisUne séance à déplacer
- Nouveaux patientsUne demande à organiser
Ces démarches prennent du temps. Pourtant, lorsqu'elles sont suivies avec méthode, elles peuvent aussi permettre de mieux utiliser les créneaux disponibles.
Un créneau se libère ? Nous savons qui contacter.
Votre agenda est complet, votre liste d'attente s'allonge… et pourtant, une annulation de dernière minute peut laisser une place inutilisée.
Chez Bel'assist, nous ne nous contentons pas d'enregistrer l'annulation. Lorsque votre organisation le permet, nous recherchons une solution pour proposer ce créneau à un patient en attente.
- Séance de rééducation
- Séance de rééducation
Séance annuléeCréneau libéré- Bilan initial
↓ Votre liste d'attente, selon vos critères
- Patient ADisponible le mardi matinContacté
- Patient BMercredi uniquement
- Patient CAprès 16 h
- 01
Une séance est annulée
Un créneau se libère dans votre planning.
- 02
Nous consultons votre liste d'attente
Nous identifions les patients susceptibles de correspondre à ce créneau, selon vos critères.
- 03
Nous prenons contact rapidement
Nous proposons la disponibilité et mettons à jour votre agenda lorsqu'un rendez-vous est confirmé.
L'objectif : limiter les créneaux perdus, faire avancer votre liste d'attente et vous éviter de gérer vous-même tous ces changements.
Une liste d'attente qui ne reste pas simplement une liste de noms
Lorsqu'un cabinet ne peut plus accueillir immédiatement de nouveaux patients, il est important de savoir comment traiter les demandes qui continuent d'arriver.
Nous pouvons mettre en place et suivre une liste d'attente selon vos critères : âge des patients, type de prise en charge, disponibilités, secteur géographique ou toute autre information utile à votre organisation.
Lorsqu'une place se libère, nous disposons ainsi des éléments nécessaires pour identifier les personnes à contacter.
Un exemple concret de notre collaboration
Une orthophoniste avec laquelle nous travaillons ne disposait pas de liste d'attente organisée pour son cabinet. Nous lui avons proposé d'en mettre une en place afin de faciliter le suivi des demandes.
Désormais, lorsqu'un créneau se libère, nous savons quels patients contacter selon les critères définis ensemble.
Et si vous n'avez pas encore de liste d'attente structurée, nous pouvons réfléchir ensemble à une méthode adaptée à votre cabinet.
Un planning qui respecte les particularités de votre pratique
Un bilan initial ne s'organise pas comme une séance de rééducation. Les durées peuvent varier, certains patients reviennent chaque semaine et des créneaux peuvent être réservés à des prises en charge particulières.
Nous apprenons à connaître votre manière de travailler pour gérer votre agenda en tenant compte de ces différences.
Vous nous indiquez vos règles de fonctionnement et nous les appliquons au quotidien. Lorsque nous repérons une difficulté récurrente ou une possibilité d'amélioration, nous pouvons également vous proposer une solution.
- Bilans initiaux
- Séances de suivi
- Rendez-vous récurrents
- Créneaux réservés
Vous gardez toujours la maîtrise de votre planning.
Des réponses claires, même lorsque votre agenda est complet
Les parents qui recherchent un bilan, les patients en cours de rééducation et les personnes qui souhaitent connaître vos délais n'ont pas tous les mêmes demandes.
Nous prenons le temps de comprendre la raison de leur appel, de communiquer les informations que vous nous avez confiées et d'orienter la suite selon vos consignes.
Lorsque vous ne prenez plus de nouveaux patients, nous expliquons votre fonctionnement sans faire de promesse sur un délai ou une future disponibilité.
Vous n'avez pas à gérer votre secrétariat en plus de votre cabinet
Une famille à rappeler, une liste d'attente à actualiser, plusieurs séances à déplacer ou une nouvelle consigne à appliquer : nous pouvons prendre en charge ces démarches dans le cadre que vous avez défini.
Nous faisons le choix de travailler avec un nombre limité de cabinets afin de consacrer le temps nécessaire à chacun.
Vous retrouvez des interlocuteurs stables, qui connaissent vos consignes, votre agenda et vos habitudes de travail.
Les informations circulent directement entre nous, ce qui nous permet de suivre les demandes et d'appliquer rapidement vos nouvelles instructions.
Votre télésecrétariat doit être un véritable partenaire au quotidien, sur lequel vous pouvez compter dans la gestion de votre cabinet.
Ce que nous pouvons prendre en charge
- Accueil des appels
- Prise de rendez-vous pour les bilans
- Organisation des séances de suivi
- Déplacement et annulation des rendez-vous
- Suivi des listes d'attente
- Recherche de patients disponibles lorsqu'un créneau se libère
- Rappels et transmission des messages
- Informations pratiques selon les consignes du cabinet
Nous travaillons avec votre logiciel d'agenda
Votre agenda reste le vôtre : nous nous y connectons avec les accès que vous nous confiez.
- Doctolib
- Maiia
- ClicRDV
- Perfactive
- Docteur Santé
- WZ Agenda
Les possibilités dépendent des accès et des fonctionnalités disponibles sur votre outil. Nous les vérifions avec vous lors de la mise en place.
Et si votre agenda était mieux exploité, sans vous demander plus de travail ?
Annulations de dernière minute, listes d'attente, rendez-vous à reprogrammer : parlons de votre organisation et de la manière dont nous pourrions vous aider à gérer ces demandes au quotidien.