Télésecrétariat pour psychologuesUn télésecrétariat qui s'adapte à votre pratique de psychologue
Nouveaux patients, listes d'attente, rendez-vous à déplacer, messages à transmettre : nous gérons votre accueil téléphonique et votre agenda en respectant les habitudes de votre cabinet..
Vérifier ma disponibilitéVos séances restent protégées, vos patients obtiennent une réponse
En séance, vous ne décrochez pas, et c'est normal. Pourtant, derrière chaque appel, il peut y avoir une première demande de consultation, un patient suivi qui souhaite déplacer son rendez-vous ou une personne qui a longtemps hésité avant d'appeler.
Bel'assist prend en charge ces appels pendant que vous consultez. Vous restez pleinement disponible pour la personne en face de vous, et chaque appel reçoit une réponse.
- Une personne appelle pour un premier rendez-vous
Nous recueillons sa demande et lui proposons un créneau selon vos consignes, ou l'inscrivons sur votre liste d'attente.
- Un patient suivi souhaite décaler sa séance
Nous déplaçons le rendez-vous, selon les disponibilités que vous avez prévues.
- Un message vous est destiné
Nous le notons et vous le transmettons par le canal que vous avez choisi.
Un accueil téléphonique adapté au fonctionnement de votre cabinet
Un cabinet de psychologie a ses propres besoins. Certaines personnes hésitent longtemps avant de prendre contact, d'autres appellent régulièrement entre deux séances, et beaucoup attendent avant tout une réponse claire, donnée avec calme.
Notre équipe adapte sa manière d'accueillir : un ton posé, une écoute attentive de la demande, des réponses précises. Nous ne lisons pas de script, nous appliquons les consignes que vous avez définies pour votre cabinet.
Notre rôle reste celui d'un secrétariat médical : accueillir, renseigner, organiser et transmettre. L'écoute clinique reste la vôtre.
- 01
Discrétion
Chaque échange est traité avec tact et confidentialité, dans le cadre de votre cabinet.
- 02
Calme
Un rythme posé, sans précipitation, quel que soit le motif de l'appel.
- 03
Qualité d'écoute
Nous prenons le temps de comprendre la demande avant d'y répondre.
- 04
Respect de votre cadre
Vos consignes et vos règles de prise de rendez-vous guident chacune de nos réponses.
La situation concrète : Madame R. appelle pour la troisième fois cette semaine
Madame R. est en suivi depuis six mois. Elle traverse une période difficile et a tendance à appeler régulièrement entre les séances, parfois pour des questions pratiques, parfois simplement pour entendre une voix rassurante.
Sans secrétariat, ces appels vous interrompent en consultation ou restent sans réponse, créant de l'anxiété supplémentaire.
Avec Bel'assist, nous appliquons vos consignes :
- 01Nous accueillons Madame R. avec bienveillance,
- 02Nous notons l'objet de son appel,
- 03Nous nous assurons qu'il vous sera transmis,
- 04Et nous gérons le rappel selon votre protocole.
Madame R. se sent entendue.
Vous, vous restez disponible pour vos consultations.
Exemple illustratif : il ne s'agit pas d'un témoignage de patient.
Un agenda organisé selon votre manière de travailler
Durée des séances, créneaux réservés aux nouveaux patients, consultations de suivi, rendez-vous à distance ou en cabinet : chaque psychologue a son organisation.
Nous apprenons à connaître votre fonctionnement dès le début de notre collaboration pour gérer les rendez-vous dans le respect de vos consignes.
Si votre agenda est complet, nous pouvons également assurer le suivi d'une liste d'attente, recontacter les personnes concernées lorsqu'un créneau se libère et vous proposer des ajustements lorsque nous identifions une possibilité d'améliorer l'organisation.
« Vous gardez la maîtrise de votre planning, tout en pouvant compter sur notre équipe pour en faciliter la gestion. »
Une équipe qui travaille avec vous
Une consigne à modifier, plusieurs patients à rappeler, une liste d'attente à actualiser ou des rendez-vous à déplacer : nous pouvons prendre en charge ces démarches dans le cadre que vous avez défini.
Notre équipe est stable et les informations circulent directement entre nous. Cela nous permet de connaître les habitudes de votre cabinet et d'appliquer rapidement les changements que vous nous communiquez.
Nous travaillons à distance, mais nous faisons partie du quotidien de votre cabinet.
Un accueil attentif, dans le respect de votre pratique
Dans un cabinet de psychologie, certains appels demandent davantage de temps et d'attention. Une première prise de contact, une demande de rendez-vous ou un message à transmettre ne se traitent pas toujours de la même manière.
Notre équipe prend le temps d'écouter la demande, de communiquer les informations utiles et de respecter les consignes propres à votre cabinet.
Nous veillons à ce que chaque échange reste professionnel, discret et adapté à la situation, sans nous substituer au psychologue dans son rôle de soignant.
Ce que Bel'assist gère concrètement pour votre cabinet
- 01Accueil téléphonique des patients
- 02Prise, modification et annulation des rendez-vous
- 03Gestion des nouvelles demandes de consultation
- 04Suivi des listes d'attente
- 05Reprogrammation des séances
- 06Transmission des messages et demandes de rappel
- 07Communication des informations pratiques selon les consignes du cabinet
- 08Application des procédures définies par le psychologue
Situations urgentes : nous appliquons les procédures de transmission ou d'orientation que vous avez prévues. Notre équipe ne réalise pas d'évaluation psychologique.
Nous travaillons avec votre agenda
Votre agenda reste le vôtre : notre équipe s'y connecte avec les accès que vous lui confiez.
- Doctolib
- Maiia
- ClicRDV
- Perfactive
- Docteur Santé
- WZ Agenda
Les possibilités dépendent des accès et des fonctionnalités disponibles sur votre outil. Nous les vérifions avec vous lors de la mise en place.
Parlons de l'organisation de votre cabinet de psychologie
Vous souhaitez déléguer vos appels tout en conservant votre façon de travailler ? Échangeons sur votre agenda, vos consignes et les tâches que notre équipe pourrait prendre en charge à vos côtés.