Vous connaissez le tarif de vos consultations. Vous savez combien vous rapporte une heure passée auprès de vos patients. Vous connaissez également les principales charges liées à l’organisation de votre cabinet médical.
Mais avez-vous déjà essayé de calculer ce que vous coûte le temps passé à gérer tout ce qui gravite autour de votre activité ?
Les appels téléphoniques, les rendez-vous à déplacer, les messages à écouter, les patients à rappeler, les petites tâches administratives qui s’accumulent…
Toutes ces tâches sont nécessaires au fonctionnement de votre cabinet. Pourtant, elles occupent parfois une place bien plus importante qu’on ne l’imagine.
Avant de vous demander si un télésecrétariat médical est rentable, encore faut-il savoir ce que vous coûte ce temps.
Et si vous preniez quelques minutes pour faire le calcul, et repenser l’organisation de votre cabinet médical ?
Ces quelques minutes qui finissent par représenter des heures
Un appel de cinq minutes entre deux consultations. Dix minutes pour rappeler trois patients. Un quart d’heure à réorganiser votre agenda après plusieurs annulations.
Sur le moment, rien de bien impressionnant.
C’est justement ce qui rend ce temps si difficile à mesurer : il est dispersé tout au long de la journée.
Vous ne passez pas nécessairement une heure entière au téléphone. Vous y consacrez cinq minutes ici, dix minutes là, parfois davantage en fin de journée.
Mais additionnées sur une semaine, un mois ou une année, ces interruptions peuvent représenter un volume considérable.
Prenons trois exemples, sur la base de cinq jours travaillés par semaine et de 52 semaines par an.
| Temps quotidien | Par mois (moyenne) | Par an |
|---|---|---|
| 20 minutes | 7 h 13 | 87 h |
| 45 minutes | 16 h 15 | 195 h |
| 1 heure | 21 h 40 | 260 h |
Avec seulement 45 minutes par jour, vous consacrez donc près de 195 heures par an à ces tâches.
Cela représente plus de cinq semaines de travail de 35 heures.
Bien sûr, il s’agit d’une simulation. Vos chiffres réels dépendent de votre activité, de vos jours travaillés et de votre organisation.
Mais la question mérite d’être posée : aviez-vous conscience du temps que cela pouvait représenter ?
Les exemples ci-dessus sont des moyennes. Pour voir ce que cela donne dans votre cas, ajustez les valeurs ci-dessous : le résultat se met à jour instantanément.
Faites le calcul : combien d’heures pourriez-vous récupérer ?
Ajustez les valeurs selon votre réalité. Le calcul est indicatif et instantané.
Estimation indicative. La valeur en euros est théorique : toutes ces heures ne deviendraient pas des consultations. Elle sert à mettre un ordre de grandeur sur un temps qu’on croit « gratuit ».
Vous avez votre estimation ? Mettez-la en regard de ce que coûterait la délégation de vos appels : estimez votre budget de télésecrétariat juste en dessous, en quelques secondes.
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Votre temps professionnel a une valeur, même lorsqu'il n'est pas facturé
Lorsqu'un professionnel de santé envisage une nouvelle dépense pour son cabinet, il en évalue naturellement le coût.
Un logiciel, un équipement, une prestation extérieure : chaque investissement doit être justifié.
Pourtant, nous avons tendance à considérer notre propre temps comme une ressource gratuite.
Après tout, rappeler un patient soi-même ne génère aucune facture supplémentaire.
Mais est-ce réellement gratuit ?
Prenons l'exemple d'un praticien qui consacre 15 heures par mois à des tâches administratives et téléphoniques.
S'il estime la valeur de son temps professionnel à 60 € de l'heure, cela représente une valeur théorique de 900 € par mois.
Attention, cela ne signifie pas qu'il perd réellement 900 € de chiffre d'affaires. Toutes ces heures ne pourraient pas nécessairement être transformées en consultations.
En revanche, cela permet de regarder les choses autrement.
Ce que vous faites vous-même ne vous coûte peut-être rien en facture, mais cela vous coûte toujours du temps.
Et ce temps, vous pourriez peut-être l'utiliser différemment.
Et si vous pouviez récupérer une partie de ces heures ?
Imaginez que vous n'ayez plus à interrompre votre pause pour rappeler un patient.
Que vous puissiez terminer votre dernière consultation sans retrouver une liste de messages à traiter.
Que les annulations et les déplacements de rendez-vous soient gérés sans que vous ayez systématiquement à intervenir.
Que feriez-vous de ce temps ?
Certains professionnels choisiraient de recevoir quelques patients supplémentaires.
D'autres préféreraient avancer sur leurs comptes rendus, leur comptabilité ou leurs projets professionnels.
Et d'autres encore décideraient simplement de rentrer plus tôt chez eux.
Car il y a un point que l'on oublie souvent lorsqu'on parle de rentabilité : le temps personnel a lui aussi une valeur.
Une heure récupérée ne doit pas obligatoirement devenir une heure de travail supplémentaire.
Elle peut simplement vous permettre de retrouver un meilleur équilibre entre votre activité et votre vie personnelle.
Organisation du cabinet médical : tout faire soi-même, une habitude plus qu'une nécessité ?
Lorsqu'on ouvre son cabinet, on prend généralement l'habitude de tout gérer.
Les consultations, les rendez-vous, les appels, les démarches administratives, les commandes, la facturation…
Au départ, c'est souvent la solution la plus simple et la plus économique.
Puis l'activité se développe.
Le nombre de patients augmente, les demandes se multiplient et les journées se remplissent.
Pourtant, l'organisation du cabinet médical reste parfois exactement la même qu'au premier jour.
Vous continuez à tout gérer, simplement parce que vous avez toujours fonctionné ainsi.
Mais une question mérite d'être posée :
Parmi toutes les tâches que vous effectuez chaque jour, lesquelles nécessitent réellement votre expertise ?
Votre présence auprès de vos patients est indispensable.
En revanche, faut-il nécessairement que ce soit vous qui répondiez à une demande d'horaires, enregistriez une annulation ou déplaciez un rendez-vous ?
Certaines tâches peuvent parfaitement être confiées à une autre personne, à condition qu'elle connaisse votre organisation et respecte vos consignes.
Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle de son cabinet.
Cela signifie choisir où consacrer son énergie.
La bonne question n'est pas toujours « combien ça coûte ? »
Imaginons que vous envisagiez de confier une partie de votre gestion téléphonique à un prestataire.
Votre premier réflexe sera probablement de demander un tarif.
C'est parfaitement normal.
Mais pour savoir si cette dépense est pertinente, le prix ne devrait pas être le seul critère.
Il faut aussi considérer ce que le service pourrait vous apporter.
Combien d'heures pourriez-vous réellement récupérer chaque mois ?
Combien d'interruptions pourriez-vous éviter pendant vos consultations ?
Votre agenda serait-il mieux organisé ? Vos patients bénéficieraient-ils d'un accueil plus régulier ?
Et surtout, quel serait l'impact sur votre quotidien ?
Un service peu coûteux mais inefficace n'est pas nécessairement une bonne affaire.
À l'inverse, une prestation de qualité, adaptée à votre activité, peut présenter un véritable intérêt même si elle représente une charge supplémentaire.
La rentabilité d'un service ne se mesure pas uniquement à son prix, mais aussi à ce qu'il vous permet de gagner en efficacité, en confort et en disponibilité.
Combien coûte un télésecrétariat médical ?
C'est souvent la première question, et elle est légitime. Vous avez déjà des charges, et vous voulez savoir où vous mettez les pieds.
Le prix d'un télésecrétariat médical dépend surtout d'une chose : le nombre d'appels que reçoit votre cabinet. Un praticien qui reçoit quelques appels par jour n'a pas les mêmes besoins qu'un cabinet de groupe dont le téléphone sonne sans arrêt. C'est pour ça que les tarifs varient autant d'un cabinet à l'autre.
Chez Bel'assist, nous n'avons pas de grille toute faite. Nous partons de votre volume d'appels réel et de votre organisation, puis nous vous faisons une proposition adaptée à votre cabinet. Pour avoir une première idée, notre simulateur vous donne une estimation en quelques secondes, envoyée directement par e-mail.
Et pour remettre ce chiffre en perspective : bien souvent, un seul nouveau patient pris en charge grâce à un appel qui aurait été manqué suffit à couvrir le coût du service. Le reste, c'est du temps que vous récupérez.
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Et si vous faisiez le test pendant une semaine ?
Avant même d'envisager de changer votre organisation, nous vous proposons une expérience très simple.
Pendant cinq jours de travail, prenez note du temps que vous consacrez aux tâches qui ne nécessitent pas directement votre expertise médicale ou paramédicale.
Par exemple :
- Répondre aux appels et écouter les messages.
- Rappeler les patients.
- Prendre, modifier ou annuler des rendez-vous.
- Transmettre des informations pratiques.
- Réorganiser votre agenda à la suite de désistements.
À la fin de la semaine, additionnez le temps consacré à ces tâches.
Multipliez ensuite ce résultat pour obtenir une estimation mensuelle.
Puis posez-vous cette question :
Si je pouvais récupérer ne serait-ce que la moitié de ce temps, qu'est-ce que cela changerait concrètement dans mes journées ?
La réponse sera différente pour chaque professionnel.
Mais elle vous permettra de réfléchir à l'organisation de votre cabinet médical à partir de votre propre réalité, plutôt que d'une simple impression.
Déléguer intelligemment, sans bouleverser son cabinet
Il n'est pas nécessaire de tout déléguer du jour au lendemain.
Pour certains professionnels de santé, la première étape consiste simplement à confier la réception des appels et la gestion des rendez-vous.
C'est une manière de limiter les interruptions tout en conservant la maîtrise de son activité.
Chez Bel'assist, nous avons construit notre approche autour de cette idée.
Nous proposons un télésecrétariat médical à taille humaine, avec une équipe qui prend le temps de connaître chaque cabinet, ses habitudes et ses consignes.
Notre objectif n'est pas de remplacer votre manière de travailler, mais de nous y intégrer.
Nous considérons qu'un bon secrétariat doit faire bien plus que décrocher le téléphone : il doit contribuer au bon fonctionnement du cabinet, faciliter les échanges avec les patients et vous permettre de vous concentrer sur les tâches qui nécessitent réellement votre intervention.
C'est cette relation de collaboration que nous privilégions au quotidien.
Et si vous commenciez à considérer votre temps autrement ?
On parle beaucoup des charges d'un cabinet médical ou paramédical.
Le loyer, les assurances, le matériel, les logiciels, les cotisations…
Mais on parle finalement assez peu du temps que les professionnels consacrent à faire fonctionner leur activité en dehors des consultations.
Pourtant, ce temps est loin d'être anodin.
Il représente des heures de travail, de l'énergie et parfois une partie de vos soirées ou de vos pauses.
Alors, avant de vous demander si déléguer certaines tâches serait une dépense supplémentaire, posez-vous une autre question :
Combien de temps souhaitez-vous encore consacrer à des tâches que quelqu'un d'autre pourrait gérer pour vous ?
Chez Bel'assist, nous pouvons étudier avec vous le volume d'appels et l'organisation de votre cabinet médical, et chercher la solution adaptée à votre activité.
Sans bouleverser vos habitudes, et toujours avec le même objectif : vous permettre d'exercer votre métier dans de meilleures conditions.
Parlons de votre organisation et de vos besoins
Questions fréquentes
Comment calculer le temps consacré à la gestion de mon cabinet ?
Pendant une semaine représentative de votre activité, notez le temps consacré aux appels, aux rappels et aux tâches administratives. Additionnez ces durées, puis multipliez le total hebdomadaire par 52 et divisez par 12 pour obtenir une moyenne mensuelle théorique. Adaptez ensuite ce calcul à vos semaines réellement travaillées.
Est-ce rentable de déléguer ses appels téléphoniques ?
Cela dépend de votre volume d'appels, du coût de la prestation et du temps que vous pouvez effectivement récupérer. L'intérêt peut être financier, mais aussi organisationnel : moins d'interruptions, une meilleure continuité de l'accueil et davantage de disponibilité.
Combien coûte un télésecrétariat médical ?
Le prix dépend principalement du volume d'appels de votre cabinet. Chez Bel'assist, chaque cabinet reçoit une proposition personnalisée. Vous pouvez obtenir une estimation immédiate avec notre simulateur.
Faut-il recevoir beaucoup d'appels pour faire appel à un télésecrétariat ?
Non. Même un cabinet avec un volume modéré d'appels peut bénéficier d'un accueil téléphonique externalisé, notamment lorsque les consultations empêchent de répondre. L'essentiel est de choisir une prestation adaptée à ses besoins.
Peut-on déléguer ses appels sans perdre le contrôle de son agenda ?
Oui. Le praticien conserve la maîtrise de ses disponibilités, de ses consignes et de son organisation. Le télésecrétariat intervient dans le cadre défini avec lui.